Administrateur : Gérer les utilisateurs

En tant qu'administrateur système, vous pouvez ajouter et gérer les comptes utilisateurs dans votre système Atlas . Les utilisateurs doivent être ajoutés au système avant d'être affectés aux cours qu'ils concevront et/ou enseigneront au cours de l'année en cours.

Regarder : Gérer les utilisateurs

Les informations clés suivantes sont disponibles sur cette page :

• Si cette option est activée : 1R : indique si l’utilisateur a été ajouté à Atlas par l’intégration OneRoster ou manuellement via Administration > Gérer les utilisateurs. Pour en savoir plus sur OneRoster, cliquez ici .
• Admin : indique si l'utilisateur possède des privilèges d'administrateur ou non.
• Nom d'utilisateur : le nom de l'utilisateur (Nom, Prénom).
• Adresse électronique : l’adresse électronique utilisée pour se connecter à Atlas . Il est possible que deux adresses électroniques apparaissent ; la seconde peut être une adresse utilisée précédemment par l’utilisateur pour se connecter Atlas . Seul l’utilisateur peut supprimer cette adresse électronique. Vous pouvez fournir à l’utilisateur les instructions sur cette page pour supprimer cette adresse électronique secondaire.
• Privilèges d'édition spéciaux : l'utilisateur bénéficie de droits d'édition allant au-delà des affectations de cours, tels que la modification de tous les cours sur l'ensemble du site (Tous niveaux), ou la modification des cours au sein d'une école, d'une matière ou d'un autre utilisateur spécifique.
• Cours : nombre de cours attribués à cet utilisateur via Admin > Gérer les cours.
• Leçons : nombre de leçons attribuées à cet utilisateur. Si la fonctionnalité « Planification de leçons Premium » est activée, ce nombre est un lien hypertexte qui vous redirige vers la page « Gérer les leçons » de cet utilisateur.
• Date de dernière connexion : horodatage de la dernière connexion d’un utilisateur à Atlas . Si la date de dernière connexion est nulle pour un utilisateur, cela signifie soit qu’il ne s’est jamais connecté à Atlas , soit que sa dernière connexion remonte à avant 2016 (les données de connexion antérieures à cette date n’ayant pas été enregistrées).
• Actions : actions supplémentaires disponibles pour cet utilisateur
  • Modifier l'utilisateur
  • Voir tous les cours
  • Renvoyer l'e-mail d'invitation
  • Réinitialiser le mot de passe
  • Désactiver l'utilisateur

Ajouter un nouvel utilisateur

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Cliquez sur le bouton Ajouter un nouvel utilisateur .

2. Remplissez les champs ; ceux marqués d'un astérisque rouge sont obligatoires.

• Obligatoire : Nom de famille.

• Obligatoire : Prénom.

• Obligatoire : Adresse électronique.

• Facultatif : cochez la case « Envoyer un e-mail d’invitation » pour envoyer l’e-mail contenant les identifiants de connexion au nouvel utilisateur.

• Facultatif : cochez la case Administrateur système pour accorder à l’utilisateur des privilèges d’administrateur.

• Facultatif : cochez la case « Responsable de cours » pour attribuer ce rôle à l’utilisateur dans le cadre de la fonctionnalité de planification de cours Premium . Les utilisateurs disposant du rôle « Responsable de cours » ne sont pas administrateurs système, mais ils peuvent utiliser les outils « Gérer les cours » et « Consulter les cours » . Ce rôle est destiné aux chefs d’établissement et aux responsables de département qui doivent consulter et gérer les cours sans avoir besoin de droits d’administrateur complets. Les responsables de cours peuvent accéder à ces outils via un lien rapide « Gérer les cours » sur leur tableau de bord.

Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, cliquez ici .

• Facultatif : ajouter un groupe d’utilisateurs à gérer pour chaque gestionnaire de leçons.

3. Facultatif : Privilèges d'édition spéciaux

Par défaut, tous les utilisateurs Atlas peuvent consulter l'ensemble des programmes. Seuls les concepteurs de programmes, désignés par les administrateurs dans la section « Gérer les cours », peuvent les modifier. Les administrateurs système peuvent accorder à certains utilisateurs des droits de modification spécifiques. Ces droits sont généralement réservés aux administrateurs ou coordinateurs qui modifient les programmes sans dispenser de cours.

• Aucun privilège d'édition spécial (par défaut) : par défaut, les utilisateurs ne peuvent modifier que les cours individuels ou collaboratifs auxquels ils sont affectés dans Gérer les cours .
• Droits d'édition tous niveaux : Accorde des droits d'édition à tous les cours de votre système Atlas .
• Privilèges de modification au niveau de l'établissement : Accorde des privilèges de modification à tous les cours attribués à un ou plusieurs établissements scolaires.
• Privilèges d'édition au niveau de la matière : Accorde des privilèges d'édition à tous les cours attribués à une ou plusieurs matières particulières.
• Privilèges d'édition au niveau utilisateur : Accorde des privilèges d'édition aux cours attribués au(x) utilisateur(s) sélectionné(s).

4. Cliquez sur Enregistrer pour créer le nouvel utilisateur.

Si vous avez oublié de cocher la case « Envoyer un e-mail d’invitation » lors de l’ajout d’un nouvel utilisateur, cliquez simplement sur la flèche correspondant à l’utilisateur dans la colonne Actions de la page Gérer les utilisateurs, puis sélectionnez Renvoyer l’e-mail d’invitation .

Désactiver un utilisateur (Supprimer un utilisateur)

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Utilisez le champ de recherche par nom d'utilisateur ou par adresse électronique pour localiser rapidement le compte utilisateur.

2. Cliquez sur l'icône flèche (actions) et sélectionnez l'option Désactiver l'utilisateur .

3. Si des cours sont attribués à cet utilisateur, ces cours ne seront pas affectés, mais des options de poursuite vous seront proposées :

• • Cliquez sur « Désactiver cet utilisateur ». Atlas supprimera (Nom d'utilisateur) de ces cours. Utilisez cette option si vous souhaitez supprimer l'utilisateur et lui réattribuer les cours ultérieurement.
  • Cliquez sur « Attribuer les cours à un autre utilisateur », puis désactivez l'option « (Nom d'utilisateur) » si vous souhaitez transférer ces affectations de cours à d'autres utilisateurs avant de supprimer l'utilisateur. En sélectionnant cette option, vous pourrez saisir un utilisateur existant ou ajouter un nouvel utilisateur au système qui sera affecté à ces cours.

4. Si des leçons sont attribuées à cet utilisateur, des options de poursuite vous seront proposées :

• • Cliquez sur « Désactiver cet utilisateur ». Atlas supprimera (Nom d'utilisateur) de ces leçons. Utilisez cette option si vous souhaitez supprimer l'utilisateur et réattribuer les leçons ultérieurement.
  • Cliquez sur « Désactiver cet utilisateur ». Atlas supprimera (Nom d'utilisateur) de ces leçons, puis recyclera celles dont (Nom d'utilisateur) est le seul éditeur. Utilisez cette option si vous souhaitez supprimer cet utilisateur et les leçons dont il est le seul propriétaire (sans aucun autre éditeur impliqué).
  • Cliquez sur « Attribuer ces leçons à un autre utilisateur », puis désactivez l'option « (Nom d'utilisateur) » si vous souhaitez transférer ces leçons à d'autres utilisateurs avant de supprimer l'utilisateur. En sélectionnant cette option, vous pourrez saisir un utilisateur existant ou ajouter un nouvel utilisateur au système qui sera affecté à ces leçons.

Pour afficher la liste des utilisateurs inactifs de votre site Atlas , cliquez sur le bouton Utilisateurs actifs , puis sélectionnez Utilisateurs inactifs .

Sur cette page, vous pouvez cliquer sur l'icône de personne à côté de chaque compte pour réactiver l'utilisateur et ainsi rétablir son accès à Atlas .

Privilèges d'édition spéciaux

Par défaut, tous les utilisateurs d' Atlas peuvent consulter l'ensemble des programmes d'études développés dans votre système. Seul le concepteur pédagogique désigné par les administrateurs dans la section « Gérer les cours » est autorisé à modifier les cours qui lui sont attribués. En tant qu'administrateur système, vous pouvez accorder à certains utilisateurs des privilèges de modification spéciaux. Ces privilèges sont considérés comme « invisibles », car le nom de l'utilisateur n'apparaîtra nulle part sur la carte en tant qu'éditeur, mais il pourra néanmoins effectuer des modifications . Cette option est généralement réservée aux chefs d'établissement, aux coordinateurs pédagogiques ou aux responsables de département dont le rôle consiste à rédiger ou à modifier les programmes d'études, mais pas à enseigner les cours.

Les privilèges d'édition spéciaux ne permettent pas de configurer des cours collaboratifs ; vous pouvez configurer des cours collaboratifs dans la section Gérer les cours .

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Cliquez sur l'icône flèche (Actions) à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez modifier les privilèges.

2. Sélectionnez Modifier l'utilisateur .

3. Vérifiez le niveau d'accès en fonction de leur rôle dans votre établissement scolaire.

• Aucun privilège d'édition spécial (par défaut) : par défaut, les utilisateurs ne peuvent modifier que les cours individuels ou collaboratifs auxquels ils sont affectés.
• Droits d'édition tous niveaux : Accorde des droits d'édition à tous les cours de votre système Atlas .
• Privilèges de modification au niveau de l'établissement : Accorde des privilèges de modification à tous les cours attribués à un ou plusieurs établissements scolaires.
• Privilèges d'édition au niveau de la matière : Accorde des privilèges d'édition à tous les cours attribués à une ou plusieurs matières particulières.
• Privilèges d'édition au niveau utilisateur : Accorde des privilèges d'édition aux cours attribués au(x) utilisateur(s) sélectionné(s).

4. Cliquez sur Enregistrer pour appliquer ces privilèges.

Réinitialiser le mot de passe d'un utilisateur

Sur la page de connexion, les utilisateurs peuvent réinitialiser leur mot de passe via le lien « Mot de passe oublié ». Un courriel contenant un lien de réinitialisation leur sera alors envoyé. Si un utilisateur ne reçoit pas ce courriel ou n'a pas accès à sa messagerie, vous pouvez définir un mot de passe par défaut temporaire. Aucun courriel ne sera envoyé à l'utilisateur ; vous devrez donc lui communiquer ce mot de passe par défaut. Veuillez noter que la réinitialisation des mots de passe est possible uniquement pour les utilisateurs dont l'adresse courriel utilise le domaine de messagerie de l'établissement.

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Cliquez sur l'icône flèche (Actions) à côté de l'utilisateur dont vous souhaitez réinitialiser le mot de passe.

2. Sélectionnez Réinitialiser le mot de passe .

3. Un menu de confirmation s'affichera ; sélectionnez « Réinitialiser le mot de passe ». Aucun e-mail de confirmation ne sera envoyé à l'utilisateur. Vous devez lui communiquer le mot de passe par défaut . Ce mot de passe est indiqué dans le menu contextuel et se trouve également dans la page « Admin » > « Réinitialiser les mots de passe » .

Aucune notification automatique par courriel ne sera envoyée à l'utilisateur. Vous devez lui communiquer le mot de passe par défaut.

Après la réinitialisation du mot de passe, l'utilisateur sera invité à le modifier via l'écran suivant. Indiquez-lui d'utiliser le mot de passe par défaut Atlas (par exemple, « learning » dans la capture d'écran ci-dessus) dans le champ « Mot de passe temporaire fourni par l'administrateur » .

Importer les utilisateurs

Les administrateurs système peuvent importer un grand nombre d'utilisateurs à partir d'une liste ou d'une feuille de calcul dans le système Atlas . Les conditions requises pour l'importation en masse sont les suivantes :

• Le fichier contenant votre liste d'utilisateurs doit être au format CSV (Comma Separated Value). Cliquez ici pour savoir comment convertir votre fichier Excel au format CSV .
• La feuille de calcul ou la liste doit inclure le prénom , le nom et l'adresse électronique de chaque utilisateur.

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Cliquez sur Importer les utilisateurs .

2. Cliquez sur Choisir un fichier .csv pour localiser le fichier .CSV sur votre réseau ou votre disque dur. Cliquez ensuite sur Ouvrir .

3. Cliquez sur Soumettre . Vous pourrez vérifier les données à l'étape suivante.

4. Sélectionnez dans les menus déroulants le nom des en-têtes de colonnes de votre liste qui correspondent aux données affichées dans le tableau ci-dessous.

1. Vous devez avoir une colonne qui identifie le nom de famille , le prénom et l'adresse e-mail .
2. Si votre liste contient des colonnes supplémentaires, sélectionnez « Non pertinent » dans les menus déroulants.

5. Facultatif : Si votre document comporte une ligne d’en-tête, cochez la case « Ignorer la première ligne (ligne d’en-tête) » .

6. Cliquez sur Valider les données . Vous aurez ainsi l'occasion de vérifier les données lors de la dernière étape.

Le tableau obtenu contient les données utilisateur qui seront importées dans votre système Atlas . Les lignes nécessitant une attention particulière ont été signalées.

• L'icône X rouge indique que les données de cette ligne ne seront pas importées sauf si une correction est apportée. Un champ est vide (prénom, nom ou adresse e-mail manquants) ou l'adresse e-mail est invalide. Toutes les adresses e-mail doivent comporter le symbole « @ » et l'extension .com, .net, .edu, etc.
• L'icône jaune indique que les données de cette ligne seront importées ; toutefois, il peut s'agir d'une entrée en double. Vérifiez les informations de cet utilisateur pour vous assurer qu'elles ne seront pas saisies plusieurs fois.
• L'icône « i » bleue signifie que les données de cette ligne seront importées en tant que mise à jour d'un compte existant.

7. Décochez la case en haut de chaque ligne si vous ne souhaitez pas importer les données de cette ligne.

8. Une fois l'analyse des données terminée, vous avez la possibilité de :

• Recommencez si vous souhaitez annuler le fichier téléchargé actuellement et soumettre un fichier différent.
• Exportez le fichier CSV des erreurs si vous souhaitez exporter une liste de tous les comptes présentant des erreurs à corriger et à télécharger ultérieurement.
• Importez pour charger les nouveaux utilisateurs vérifiés de votre fichier actuel dans votre système Atlas .

Une fois l'importation terminée, vous aurez la possibilité d'envoyer ou non un courriel d'invitation aux nouveaux utilisateurs.

Comment convertir une feuille de calcul Excel en .csv

1. Ouvrez MS Excel et localisez votre feuille de calcul existante contenant les données à importer.

2. Dans le menu Fichier MS Excel, cliquez sur Enregistrer sous .

3. Sélectionnez CSV (délimité par des virgules) (*.csv) dans le menu déroulant Type d'enregistrement et remplissez la zone de texte Nom de fichier .

4. Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer le fichier .csv au même emplacement que votre fichier d'origine.

Exporter les utilisateurs

La fonction d'exportation vous permet d'exporter tous les utilisateurs, les adresses e-mail et les attributs de votre système vers un format CSV externe pour une analyse plus approfondie.

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

• Cliquez sur l'icône de feuille CSV pour exporter la liste au format de fichier .csv.

Renvoyer l'e-mail d'invitation

Les administrateurs peuvent renvoyer les e-mails d'invitation aux utilisateurs d' Atlas après la création de leurs comptes. Veuillez indiquer à vos utilisateurs de vérifier leur dossier de courriers indésirables s'ils ne reçoivent pas l'e-mail d'invitation. S'ils ne le reçoivent toujours pas, veuillez nous contacter via le formulaire de demande.

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Recherchez l'utilisateur à l'aide du champ « Rechercher par nom d'utilisateur ou par adresse e-mail » , puis patientez quelques secondes ou appuyez sur la touche Entrée de votre clavier.
2. Cliquez sur la flèche (Actions) à côté du compte utilisateur et sélectionnez Renvoyer l'e-mail d'invitation .

Mise à jour groupée des utilisateurs

Les administrateurs ont la possibilité d'effectuer deux actions groupées dans la section « Gérer les utilisateurs » : ils peuvent renvoyer des e-mails d'invitation à des utilisateurs sélectionnés et désactiver un groupe d'utilisateurs.

Depuis Admin > Gérer les utilisateurs :

1. Sélectionnez les utilisateurs en cochant les cases situées à côté de leur nom pour les actions groupées.
2. Deux nouvelles icônes apparaissent à côté d'Importer des utilisateurs.
   • Cliquez sur l'icône d'enveloppe pour renvoyer les e-mails d'invitation aux utilisateurs sélectionnés.
   • Cliquez sur l'icône X pour désactiver les utilisateurs sélectionnés. Remarque : la désactivation les supprimera de tous les cours et leçons, sans possibilité de les réaffecter en masse.

Groupes d'utilisateurs

Activez les groupes d'utilisateurs Atlas et affectez-y vos enseignants afin de créer des groupes d'enseignants chargés de la révision et de la gestion des leçons pour vos responsables de cours.

Cette fonctionnalité simplifie l'accès pour les gestionnaires de leçons en limitant leur affichage aux leçons soumises par les utilisateurs de leur groupe d'utilisateurs. Elle influe sur la liste des utilisateurs affichée pour le gestionnaire de leçons dans les domaines suivants :

• Gérer les leçons.

• Rapport hebdomadaire de soumission des leçons.

Cependant, c'est différent pour les administrateurs système. Les autorisations d'administrateur système :

Rapport hebdomadaire de soumission

• Les administrateurs système verront les leçons filtrées par le ou les groupes d'utilisateurs auxquels ils sont affectés.
• Cela leur permet d'examiner rapidement les propositions pertinentes pour leurs groupes respectifs.
• Si aucun administrateur système n'est affecté à un groupe d'utilisateurs , le rapport affichera toutes les leçons du site.

Page Gérer les leçons

• Les administrateurs système peuvent consulter toutes les leçons sur la page Gérer les leçons.
• Cette visibilité s'applique lors de la navigation entre les cours, quels que soient les privilèges d'affichage sélectionnés.

Regarder : Groupes d'utilisateurs

Pour activer cette fonctionnalité, contactez-nous via Soumettre une demande .

Ajouter de nouveaux groupes d'utilisateurs

Depuis Administration > Gérer les utilisateurs > Groupes d'utilisateurs > Ajouter un groupe d'utilisateurs

• Donnez un nom au groupe.
• Ajoutez les responsables de cours qui doivent gérer le groupe.
• Ajoutez à ce groupe les utilisateurs dont les leçons seront gérées par les responsables de leçons. Commencez simplement à saisir les noms des utilisateurs que vous souhaitez inclure dans ce groupe d'utilisateurs .

PS Si vous avez une liste et souhaitez de l'aide pour la configurer, n'hésitez pas à nous contacter via Soumettre une demande .

Un même utilisateur peut être affecté à plusieurs groupes d'utilisateurs, et un seul gestionnaire de leçons peut être configuré pour superviser simultanément plusieurs groupes d'utilisateurs.